本标准规定了生态环境仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程有关要求。
本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位（以下简称生态环境部门）的生态环 境仪器设备档案管理工作。其他部门、单位的生态环境仪器设备档案管理可参照本标准执行。
自行研制仪器设备开箱验收前的档案管理按 HJ/T 8.1 有关规定执行。
本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
GB/T 10609.3 技术制图-复制图的折叠方法
GB/T 11821 照片档案管理规范
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范
HJ/T 7 中国档案分类法 环境保护档案分类表
HJ/T 9 环境保护档案著录细则
DA/T 31 纸质档案数字化规范
DA/T 50 数码照片归档与管理规范
DA/T 69 纸质归档文件装订规范
《国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法》（国科发基〔2017〕289 号）
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
生态环境仪器设备文件材料 ecological and environmental equipment documents
用于研究、观测、试验、检验、检测、计量等各类生态环境保护活动的仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的记录，以下简称文件材料。
3.2
生态环境仪器设备档案 ecological and environmental equipment records
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的生态环境仪器设备文件材料，以下简称档案。
4.1 生态环境部门应建立健全生态环境仪器设备档案工作规章制度，将档案管理工作要求纳入生态环境仪器设备的管理制度和工作流程，同部署、同实施、同检查。
4.2 生态环境部门的档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责本单位档案的集中统一管理。
4.3 文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门的指导下，分类整理文件材料，确保其真实有效、完整、安全、可用。
5.1 生态环境仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中直接形成的文件材料由承办部门（承办人）负责收集积累。若承办部门涉及 2 个及以上，由主办部门负责收集积累，协办部门配合完成收集积累工作。
5.2 文件材料在形成后应及时收集，并实行预立卷制度。
5.3 承办部门（承办人）应依据附录 A（包括但不限于附录 A）的归档范围收集文件材料。
5.4 文件材料应字迹工整、图样清晰、标识完整、签章手续完备。
5.5 电子文件的收集应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成，电子文件及其组件应确保齐全、完整，元数据规范。
5.6 以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。
5.7 开箱验收形成的照片或影像文件应能反映仪器设备（含配件）的全貌，且图像（影像） 清晰、完整。
5.8 档案部门应督促、检查与指导承办部门（承办人）做好文件材料的形成积累与收集。
6.1 整理的原则和要求
6.1.1 文件材料整理应遵循其自然形成规律，保持案卷成套、系统性，确保案卷内文件材料的有机联系，按 GB/T 11822 有关要求具体执行。
6.1.2 文件材料整理时通常应按每台（套）仪器设备分别组卷，有机联系的文件材料不能分开，随机图件可单独组卷。
6.1.3 生态环境仪器设备在使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中形成的文件材料，宜以插卷方式放入原案卷中，并在备考表中予以说明和标注。
6.2 价值鉴定与保管期限
6.2.1 参照《国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法》有关规定，生态环境仪器设备可按照单台（套）价格分为重要级和一般级。
a）重要级仪器设备：单价 50 万元（含 50 万元）以上仪器设备。
b）一般级仪器设备：单价 50 万元以下仪器设备，其中 5 万元以下仪器设备的文件材料自行管理，亦可参照执行。
c）单价 50 万元以下对国家、社会或单位有重大用途或意义的仪器设备可视情况定为重要级。
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