1.1 任务来源
为充分地发挥仪器设备档案在生态环境事业中的作用，进一步提高生态环境档案的管理水平，2013 年，原环境保护部办公厅以《关于开展 2013 年度国家环境保护标准项目实施工作的通知》（环办函〔2013〕154 号）下达了《环境保护档案管理规范 环境保护仪器设备》（HJ/T 8.5-1994）（以下简称现行《标准》）的修订任务，项目统一编号为 2013-88，项目主承担单位为苏州大学。
2020 年 1 月 8 日，为加快后续标准修订进程，生态环境部办公厅印发《关于变更国家环境保护标准制修订任务承担单位的函》（厅函〔2020〕2 号），将本标准制修订任务的承担单位变更为生态环境部华南环境科学研究所（以下简称华南所）。
1.2 工作过程
1.2.1 启动标准修订工作，完成标准开题论证
2013 年 11 月，苏州大学编制组在原环境保护部信息中心召开了现行《标准》的修订实施方案论证会，确定了项目具体研究内容、研究范围、项目工作计划、时间安排、工作任务分工等。2014 年 3 月， 由原环境保护部科技标准司主持召开标准开题论证会，同意通过开题论证。2020 年 1 月 8 日，华南所接到任务变更通知后，迅速召开关于现行《标准》的编制启动会，成立标准编制组，继续开展本标准的制修订工作。
1.2.2 进一步开展调研工作，明确标准修订的重点内容
针对生态环境仪器设备档案管理存在的问题及需求，编制组收集了国内外相关法律法规、国家标准、行业标准及规定，通过实地调研、座谈、函调、电话咨询和视频会议等方式了解各级生态环境主管部门及其所属单位的职能、生态环境仪器设备档案管理机制模式以及信息化管理水平，充分论证，确定了本次制修订的技术路线、重点方向。
1.2.3 编制完成标准征求意见稿及编制说明
根据调研及资料分析，经多次修改完善，形成标准征求意见稿和编制说明，于 2021 年 9 月 29 日通过由生态环境部办公厅组织的标准征求意见稿技术审查会。根据专家审查意见，进一步对标准征求意见稿和编制说明进行修改和完善。
2.1 加强仪器设备档案管理工作的客观需求
生态环境保护是一项科学技术要求极高的工作，需要借助仪器设备才能获知相关生态环境情况，为此，我们必须购买或研制仪器设备。仪器设备档案则是仪器设备工作真实的历史记录，它对开展和促进生态环境保护工作意义重大，如果仪器设备档案管理不善，没有完整、准确、真实、系统与安全的设备档案，则无法有效地开展和促进生态环境保护工作，为此，我们必须重视生态环境仪器设备档案管理。
随着信息技术的发展，规范档案管理的模式和要求，开展档案数字化工作，完善档案信息系统功能均具有十分重要的现实意义。中央办公厅、国务院办公厅于 2014 年印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对新形势下进一步完善档案工作管理体制和机制，提高信息化条件下档案管理科学化、规范化和法制化水平，促进档案事业安全、协调和可持续发展提出了明确要求。2016 年出台的《环境保护档案管理办法》（中华人民共和国环境保护部、国家档案局令第 43 号）对仪器设备档案管理提出了新的标准和要求。
2.2 现行《标准》的实施情况和存在问题
现行《标准》是1994 年制定的，它是在主要参考《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-1989）、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T 2-1992），并结合环境保护仪器设备档案具体情况的基础上制订而成的。经过二十多年的应用，随着档案管理相关法律、法规、标准和规范性文件的制修订以及生态环境系统机构改革和文件管理数字转型，生态环境仪器设备管理及档案管理要求都发生了较大变化。这使得现行《标准》在发挥积极作用的同时，也不断暴露出不太适应当前仪器设备档案信息的查阅利用规律与需求等相关问题。这一标准当时制订的主要依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-1989）本身作了较大修订，中间形成了 2000 版，目前已修订至 2008 版，对生态环境仪器设备提出了最新要求。同时信息化的发展，致使现行《标准》适用性降低，无法在现阶段生态环境仪器设备档案管理的实际工作中发挥更有意义的价值。因此，为进一步做好生态环境仪器设备档案管理工作，更好地服务于生态环境保护工作，亟需对现行《标准》进行修订。
3.1 国内相关标准情况
3.1.1 我国档案管理标准
表 3.1-1 列出了本标准制修订所引用的现行国内相关标准，这些标准体现了我国档案管理的最新要求。
3.1.2 环境保护档案相关管理规定
1988 年，原国家环境保护局和国家档案局联合印发《环境保护档案管理暂行规定》，为我国环境保护档案的规范化管理奠定了基础。1990 年，原国家环境保护局组织开展《中国环境保护档案分类规范》研讨，1995 年，颁布了《环境保护档案主题词表》等相关管理规定，使我国的环境保护档案工作进入了法制化、规范化阶段。
1994 年，为加强环境保护档案管理，开发利用环境保护档案信息资源，原国家环境保护局、国家档案局发布了《环境保护档案管理办法》（国家环境保护局 国家档案局令 第 13 号），同时，《环境保护档案管理暂行规定》废止。2016 年，为了加强环境保护档案的形成、管理和保护工作，开发利用环境保护档案信息资源，原环境保护部重新修订并发布了《环境保护档案管理办法》（中华人民共和国环境保护部、国家档案局令第 43 号）。
3.2 国外相关标准情况
国外仪器设备档案的开放和利用存在多种方式，档案资源服务细致化水平较高，电子档案管理机制较为完善。档案管理手段上具有管理信息化、保障措施法制化和高度开放性等特点。
4.1 基本思路
在多年应用实践和调查研究基础上，调整现行《标准》中与目前生态环境档案管理不相适应的要求， 使本标准更加规范、全面，增强适用性和可操作性，更宜于生态环境档案的科学管理。
4.2 基本原则
（1）遵循国家法律法规相关要求
标准修订工作遵循《国家生态环境标准制修订工作规则》（国环规法规〔2020〕4 号）的相关规定。
（2）与国家相关标准相协调
与相关政策、法规以及技术紧密结合，需要从长远考虑，并与已有的国家、行业以及相关标准兼容， 与现行生态环境标准体系衔接配套。
（3）满足仪器设备档案管理的特点和基本需求
考虑各级生态环境部门档案管理机制、管理模式、措施手段及档案信息化程度等，注重严谨性和可操作性，突出指导性和实用性，兼顾科学性和先进性特点，满足仪器设备档案形成和积累、整理和归档， 档案的管理、开发和利用的基本需求。
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